Introduction :
La communication unifiée est devenues un enjeu stratégique pour les entreprises soucieuses de la gestion de leurs communications internes et externes avec des collaborateurs de plus en plus mobiles.
Ce concept définit l’intégration de différents moyens de communication tels que la voix, la vidéo, le courrier électronique, les conférences en ligne et les messageries instantanées, au sein d’une seule plateforme. La communication unifiée permet aux entreprises de gagner en efficacité, en productivité et en mobilité.
Il permet en autre au collaborateur de disposer quel que soit l’endroit où il se trouve (bureau, télétravail, déplacement…) et les moyens à sa disposition (PC, smartphone,) de disposer d’un seul outil complet pour tous les modes de communications (interne, en groupe, externe…)
Parmi les acteurs du marché de la communication unifiée, on peut distinguer 3 groupes de fournisseurs :
- Les éditeurs de suite collaborative: Ces éditeurs disposent une forte expertise historique au niveau applicatif et une emprise quasi-monopolistique sur les outils digitaux d’organisation du travail comme notamment l’agenda, la messagerie d’entreprise, l’annuaire d’entreprise, le partage de documents, les outils bureautiques de conception de document (Traitement de texte, tableur et présentation). Ils ont ajouté à leur suite collaborative des outils facilitant l’échange et la communication de personne à personne ou en groupe, comme la messagerie instantanée, le partage d’applications et documents, la Web conférence. Ces nouvelles suites applicatives embarquent également des fonctions classiques de téléphonie d’entreprise et de visio-conférence. On retrouve les leaders Google et Microsoft présents dans 90% des entreprises proposant ces services nouveaux à la carte.
- Les équipementiers de télécommunications historiques : Ces équipementiers se sont partagés le marché de la téléphonie d’entreprise avec une évolution de téléphonie sur IP au début des années 2000. A contrario des éditeurs de suite collaborative, ils ont fait évoluer leur offre de service vers des fonctions de communications unifiés complémentaires et agiles pour les nomades comme la messagerie instantanée, la téléphonie sur PC et les facilités d’appels par annuaire intégré, la gestion de la disponibilité, les services de web conférence et visio-conférence. Ces acteurs historiques, comme Aastra, Avaya, Cisco System, Mitel ont principalement enrichis leur offre de téléphonie sur IP avec des services complémentaires voire intégrables également avec les suites éditeurs collaboratives.
- Les nouveaux éditeurs : ces éditeurs inondant le marché depuis la COVID 19 développent leur propre solution full logiciel, le plus souvent depuis un socle Open-Source type Ces solutions comme 3CS, Ring-Central, Wildix ou Wazo, sont généralement disponibles en mode cloud (UCaas- Unified Cloud as a service) et sont ouvertes logiciellement pour faciliter l’intégration avec des suites de GRC (Gestion de la relation Client) ou collaboratives (Google et Microsoft).
Nous présentons en suivant, les multiples bénéfices d’une solution de communication unifiée, en se concentrant sur les avantages utilisateurs, les bénéfices économiques et les impacts positifs en termes de responsabilité sociale des entreprises (RSE). Plongez-vous dans cet article pour découvrir comment une solution de communication unifiée peut améliorer l’expérience utilisateur, renforcer l’efficacité économique et contribuer à des pratiques commerciales responsables et durables.
Bénéfices utilisateurs :
La communication unifiée permettent aux entreprises :
- Améliorer la productivité en facilitant les communications avec les employés, les clients et les partenaires et évitant des réunions physiques systématiques.
- Réduire les coûts liés aux communications en utilisant des solutions de communication unifiée qui peuvent être gérées de manière centralisée.
- Améliorer la qualité des communications grâce à des fonctionnalités avancées telles que la transcription automatique, la traduction en temps réel et la reconnaissance vocale.
- Favoriser la collaboration entre les employés grâce à des outils de partage de fichiers et de collaboration en temps réel et de simplicité d’usage. (User friendly)
- Centralise tous les usages de la téléphonie dans un seul outils.
Bénéfices économiques :
La communication unifiée permet de réaliser des économies notamment en termes de coûts d’exploitation et de maintenance des différents systèmes de communication utilisés par l’entreprise.
Elles offrent de nombreux avantages économiques aux entreprises, notamment en réduisant les coûts liés à l’infrastructure et à l’investissement. En effet, elles permettent d’intégrer les différentes applications de communication telles que la voix, la vidéo, la messagerie instantanée et la présence en un seul système, ce qui réduit les coûts d’achat et de maintenance des différentes solutions séparées.
La centralisation des communications contribue à faciliter la gestion de ces dernières et de limiter les erreurs. La communication unifiée permet également de réaliser des économies en termes d’utilisation des ressources, notamment par rapport à la bande passante, de stockage et de consommation énergétique.
De plus, l’architecture de transport des données permet d’optimiser les ressources en réduisant les coûts de bande passante et en augmentant la qualité de service. Elle permet également d’éviter les problèmes de congestion de réseau et de prioriser le trafic des applications les plus critiques comme la voix et la vidéo, en s’assurant qu’ils ont assez de bande passante pour fonctionner sans interruption
Enfin, cette innovation technologique favorise le Flex-office au sein des entreprises et permet également de réduire les coûts des employées liés aux déplacements grâce à la collaboration à distance et à des outils de visioconférence et de partage de documents en temps réel.
Bénéfices RSE :
La communication unifiée contribuent à diminuer les déplacements professionnels, ce qui réduit l’empreinte carbone de l’entreprise et contribue à la lutte contre le changement climatique. La qualité des services de communication unifiée de groupe (visioconférence, Web conférence) et leur simplicité d’usage permettent d’éviter des déplacements couteux, fatigants voir stressants.
De plus, elles permettent d’améliorer la collaboration entre les employés et de travailler plus efficacement à distance, ce qui peut améliorer leur équilibre travail-vie personnelle en leur permettant de travailler au domicile ou en déplacement.
Enfin, la communication unifiée éliminent les barrières géographiques et favorisent la collaboration avec des collègues de différents pays et cultures, encourageant la diversité et l’inclusion et renforçant ainsi la transparence et la responsabilité de l’entreprise.
Points de vigilances :
- La mise en place d’une solution de communication unifiée nécessite d’être planifier afin de répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise et pour permettre une meilleure transition entre la solution de communications actuelle et la nouvelle solution de communication unifiée.
- La communication unifiée peut entraîner une certaine complexité pour les utilisateurs, notamment pour l’intégration des différents systèmes de communication si celles-ci sont mal pensées. Dans ce sens, il est important de préparer et former les employées de l’entreprise pour assurer une utilisation efficace dès le lancement de la solution.
- La communication unifiée nécessite une infrastructure de réseau solide et fiable, ainsi qu’une stratégie de sécurité efficace pour protéger les communications et les données des entreprises.
- Les coûts d’acquisition et de mise en place des solutions de communication unifiée peuvent être élevés pour certaines entreprises.
Dans notre prochain article de blog, vous découvrirez les étapes clés à suivre pour une migration réussie vers une solution de communication unifiée. Nous vous guiderons à travers les différentes phases de ce processus essentiel, vous donnant les conseils et les meilleures pratiques pour une transition en douceur, améliorant ainsi la collaboration et l’efficacité au sein de votre organisation.
Conclusion :
La communication unifiée sont devenues un enjeu stratégique pour les entreprises, permettant d’améliorer la productivité, de réduire les coûts et d’améliorer la qualité des communications. Cependant, il est important de bien évaluer les risques et les limites liés à l’utilisation de ces solutions pour en tirer pleinement parti. Les coûts d’acquisition et de mise en place des solutions de communication unifiée peuvent être élevés pour certaines entreprises. C’est pour ça qu’il est important de bien réfléchir à l’adoption de cette solution technologique, en prenant en compte les besoins et les contraintes de l’entreprise. Il est également important de choisir un fournisseur de confiance, qui propose des solutions adaptées aux besoins de l’entreprise et qui garantit la sécurité des données.
Pour approfondir vos connaissances sur le sujet, vous pouvez consulter le site de EPSON qui développe la mise en place d’une solution de communication unifiée pour perfectionner votre connaissance sur le sujet, vous pouvez également continuer de lire nos articles sur les réseaux de transport optique, l’abandon du RTC en France et les réseaux Wi-Fi 6 et son deploiement dans les entreprises.
ETIC Consulting & Développement se propose de transformer votre organisation grâce à notre expertise en matière de communication unifiée. En tant que experts du secteur, notre entreprise de conseil vous accompagne dans la conception, la planification, l’accompagnement à la mise en œuvre fonctionnelle, technique, changement et de gouvernance de ces nouvelles pratiques et usages.
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